Ecco perchè sono passato ad Optix

Circa dodici anni fa, introdussi nel Centro Ottico di famiglia un software gestionale con lo scopo di amministrare facilmente tutti gli aspetti legati al business del negozio.

Erano altri tempi e avere a disposizione un unico ambiente che potesse racchiudere le montature presenti in magazzino, l’anagrafica dei clienti, le buste lavoro e i documenti era qualcosa di fantastico, ma con il passare degli anni le mie esigenze sono cambiate.

Oltre al lavoro da ottico optometrista, sono docente e consulente di Marketing e per i miei clienti al di fuori dal settore dell’ottica utilizzo programmi avanzati che hanno il grande vantaggio di integrarsi tra loro utilizzando le API.

Ma cosa sono le API?

Le API sono un insieme di protocolli e standard che permettono a due o più applicazioni diverse di comunicare tra loro, scambiarsi informazioni e automatizzare i processi di lavoro.

Per esempio, se vuoi aggiungere un nuovo cliente nel tuo software gestionale, le API possono consentire ai suoi dati personali e agli ultimi acquisti di essere comunicati automaticamente ad altri software, che possono poi inviare comunicazioni personalizzate tramite email a seconda di determinate condizioni (come gli auguri di compleanno, le promozioni per il Black Friday, i coupon per l’e-commerce o le richieste di recensioni).

In questo modo, le API semplificano e automatizzano molti processi di marketing, consentendo di risparmiare tempo ed energia che possono essere reinvestiti in altre attività.

Tutto questo non è fantascienza ma è il potere della Marketing Automation.

Purtroppo, nonostante le API siano ormai da anni uno standard nello sviluppo di applicativi informatici, ad oggi sono pochi i software gestionali per ottici in grado di utilizzarle, tutti gli altri richiedono l’utilizzo di processi noiosi e ripetitivi per esportare ed importare i dati, che oltretutto limitano la capacità di profilazione del cliente.

Per mesi ho affrontato il problema di estrarre manualmente le email dei clienti che acquistavano in negozio per poi importarle in software specifici per utilizzare l’email marketing.

Un processo stressante e dispendioso in termini di tempo.

Poi in occasione del rebranding del mio Centro Ottico ho iniziato la disperata ricerca di una valida alternativa e ho scoperto Optix, un software gestionale progettato appositamente per chi desidera fare la differenza come professionista della visione.

Ho parlato con Daniele Renda, titolare dell’azienda, per usufruire di una prova gratuita e da quel momento ho capito che non sarei mai più tornato indietro.

Ho introdotto ufficialmente Optix lo scorso Dicembre e dopo un breve periodo di assestamento, abbiamo chiuso il mese di Gennaio, di solito tra i più critici dell’anno, con un fatturato nettamente più alto del mese precedente.

Casualità? Io non credo.

Ora senza perderci in chiacchiere, voglio mostrarti alcune delle funzioni innovative presenti dentro Optix che potranno aiutare anche te a rivoluzionare completamente il Centro Ottico.

Sei pronto a partire per questo nuovo viaggio?

Iniziamo 🙂

Interfaccia utente

Una volta entrato in Optix rimarrai subito colpito dalla sua interfaccia utente: semplice, moderna e intuitiva anche per chi è alle prime armi.

Grazie alla sua architettura basata su Cloud, può essere utilizzato da qualsiasi dispositivo (desktop, tablet e smartphone) anche simultaneamente. 

Spesso io e mia madre lo utilizziamo in combinazione sia sull’ Ipad che sul Mac del negozio.

Dimenticati dei lunghi tempi per il caricamento, con Optix basta inserire le tue credenziali di accesso e con un click sei dentro.

Nella dashboard iniziale abbiamo diverse sezioni utili a mantenere il focus sul nostro business.

Gli screen provengono direttamente dal mio account Optix, quindi ho dovuto censurare tutti i dati sensibili.

La scheda “Attività” la utilizzo per segnare le attività e i task importanti della settimana, come gli ordini delle lenti a contatto o le annotazioni speciali per i clienti che hanno bisogno di servizi personalizzati, come l’occhiale pronto in un giorno.

• Appuntamenti Online

In alto a sinistra appaiono gli appuntamenti da confermare. 

Optix offre uno strumento gratuito che permette di integrare la prenotazione di un appuntamento (esame della vista, applicazione lenti a contatto o qualsiasi altro servizio) direttamente dal sito web del centro ottico e lo sincronizza automaticamente nel suo calendario.

In questo modo i clienti possono prenotare i loro appuntamenti online, senza la necessità di chiamare il negozio o passare di persona e rende più facile l’organizzazione dei turni di lavoro.

Non sarà più necessario seguire il mio tutorial su Youtube per configurare Calendly per la prenotazione degli appuntamenti in negozio 🙂

• Richiami Optometrici con WhatsApp

I richiami optometrici sono un importante strumento che ci consente di mantenere un rapporto costante con i nostri clienti e con Optix possiamo facilmente inviare dei promemoria per la revisione periodica della vista, la sostituzione delle lenti o qualsiasi altra azione di follow up.

Cliccando l’icona di WhatsApp, si ha la possibilità di inviare un messaggio personalizzato, un link, una foto o un video al cliente da ricontattare.

E questo non è niente, aspetta di vedere cosa hanno pensato per l’anagrafica del cliente.

Anagrafica Cliente

Uno degli aspetti fondamentali nel nostro lavoro da ottici optometristi è costruire una relazione con i clienti.

Ogni giorno, riceviamo richieste di informazioni, facciamo misurazioni della vista e consigliamo la giusta soluzione per il benessere visivo di tante persone.

Proprio per questo, Optix ha sviluppato un sistema di anagrafica clienti completo e personalizzabile, in grado di tenere traccia di tutte le informazioni necessarie per offrire un servizio su misura, comprese le preferenze di acquisto.

In questo articolo non ho modo di parlarti della parte dedicata alla scheda optometrica, scheda lenti a contatto e  buste occhiali, queste sezioni potrai divertirti e scoprirle da solo 🙂

Ma desidero mostrarti come potrai tenere traccia del customer journey dei tuoi clienti.

Dopo un primo sguardo potrai subito osservare che Optix non è semplice software gestionale, ma un potente strumento per fidelizzare i clienti e incrementare le vendite.

• Dati del cliente

In alto a sinistra è presente il riassunto dei dati personali del cliente (in questo esempio il cliente sono io), l’indirizzo, contatto email, numero di telefono ed eventuali informazioni aggiuntive come la professione e la provenienza del cliente (cliente di passaggio, acquisito tramite Instagram, Facebook, passaparola ecc.)

Cliccando l’icona WhatsApp possiamo avviare il collegamento automatico con il cliente tramite chat, come per i richiami optometrici.

Accanto troviamo la sezione documenti che contiene gli ultimi ordini di vendita effettuati dal cliente.

Se invece hai bisogno di trovare un cliente specifico, niente paura: Optix offre anche una funzione di ricerca avanzata per facilitare il recupero dei dati del cliente.

• Solitamente servito da…

La funzione “Solitamente servito da” indica quale membro del team si occupa di solito di un determinato cliente.

In questo modo, quando il cliente si presenta in negozio, il membro del team che lo ha solitamente servito può accorglielo e fornirgli un servizio personalizzato e mirato alle sue esigenze.

Questa funzione offre un grande vantaggio in termini di customer experience e fidelizzazione del cliente.

• QR code per l’area clienti

Optix genera un codice QR univoco per ogni cliente, che può essere stampato anche sulle buste di lavoro.

I clienti possono semplicemente scansionare il codice QR con il proprio smartphone o cliccare un link inviato da Optix tramite email o WhatsApp per accedere all’area cliente personalizzata ( freccia rossa nella precedente foto).

L’area cliente offre una vasta gamma di funzionalità, tra cui la visualizzazione degli ordini, la possibilità di prenotare appuntamenti, la gestione di fatture e scontrini e la visualizzazione degli orari di maggiore flusso in negozio.

In questo modo il cliente può scegliere l’orario migliore per passare in negozio ed evitare di trovare fila.

• Forma del viso

Infine, grazie alla sezione “Forme del viso”, è possibile selezionare la forma del viso del cliente e, cliccando su “suggerisci montatura”, si aprirà un pratico pop-up con numerosi consigli sulle montature più adatte o meno adatte per quella particolare forma del viso.

Con queste funzionalità, sarà possibile erogare un servizio personalizzato anche se offri consulenze di Armocromia e Facial Shaping.

Marketing Automation

Attirare nuovi clienti e mantenere quelli esistenti è la chiave per una crescita costante del tuo Centro Ottico.

E per raggiungere questo obiettivo, non puoi permetterti di limitarti a soluzioni all-in-one che gestiscono tutto in un unico programma.

La verità è che, per aumentare le performance del tuo negozio, dovresti utilizzare strumenti specializzati e altamente efficaci come Mailchimp o Active Campaign per le tue campagne di email marketing o SMS hosting per l’invio massivo di messaggi SMS.

Questi strumenti sono stati progettati per offrire il massimo rendimento in un ecosistema integrato attraverso API, garantendo un elevato controllo e la massima efficacia delle tue azioni di marketing.

Utilizzando un software gestionale senza API per la gestione marketing, si rischia di dover dedicare ore a operazioni manuali che potrebbero essere facilmente automatizzate.

In questo modo, non solo sprecherai tempo prezioso, ma dovrai anche avvalerti di funzioni aggiuntive che altri software possono offrire a prezzi più bassi.

Fortunatamente Optix dispone delle API e mi ha permesso di cambiare completamente il modo di fare marketing nel mio Centro Ottico.

Ora, non devo più dedicare tempo a mandare richiami ai clienti, inviare newsletter o auguri di compleanno manualmente.

Ma soprattutto sono stato in grado di impostare anche campagne personalizzate che inviano promozioni e offerte basate sulle esigenze e le preferenze dei miei clienti e si attivano in automatico anche in base ai loro ultimi acquisti.

Con questo sistema, tutto funziona in maniera più semplice e scalabile, lasciandomi libero di concentrarmi sulla crescita del negozio o di fare consulenza ad altri ottici 🙂

KPI, Analisi e Statistiche

Da titolare di un negozio di ottica, sai quanto me cosa significa far quadrare i conti a fine mese, monitorare l’ordinato giornaliero e tenere sotto controllo le prestazioni dei tuoi collaboratori.

Al suo interno Optix offre una vasta gamma di report predefiniti e configurabili per visualizzare i KPI in modo chiaro e conciso, che permettono di prendere decisioni basate sull’analisi dei dati e di identificare le aree o i membri dello staff del negozio che richiedono un’attenzione particolare.

Si può monitorare anche il tempo di inserimento medio di una anagrafica o di una busta lavoro e il ricavo per fasce di orario.

Assistenza e Aggiornamenti

Uno dei fattori che mi ha fatto scegliere Optix come CRM per il mio negozio di ottica è l’eccellente assistenza al cliente offerta dal loro team.

Nella piattaforme è presente una chat integrata che consente di ricevere assistenza immediata per eventuali problemi o domande.

Inoltre, Optix  è in costante evoluzione e offre regolarmente aggiornamenti del software (completamente automatici) per implementare nuovi funzionalità e migliorare l’esperienza utente.

Come molti programmi di ultima generazione dispone anche di una roadmap, ovvero una lista degli aggiornamenti previsti, dove tutti gli ottici possono dare suggerimenti o fare richieste particolari per le future implementazioni.

Il loro team lavora a stretto contatto con ottici esperti del settore ed è sempre pronto ad ascoltare tutte le richieste che possono semplificare la gestione del negozio.

Sicurezza dei dati

Quando si parla di Software Gestionali, la sicurezza dei dati è sempre un tasto dolente.

Optix, come già accennato all’inizio, è un software in Cloud, ospitato su Amazon Web Services (noto anche con l’acronimo AWS), uno dei fornitori di servizi cloud più sicuri e affidabili al mondo.

Utilizza crittografia, controlli di accesso avanzati e sicurezza multilivello per proteggere i dati e servizi di backup giornalieri e automatici.

Se hai dubbi su quanto possa essere sicuro Optix considera che anche Netflix, con più di 200 milioni di utenti attivi nel mondo utilizza il cloud di AWS.

Per concludere, se vuoi un software gestionale avanzato e facile da usare per migliorare l’efficienza del tuo negozio di ottica, ti consiglio di passare ad Optix.

Puoi provarlo gratuitamente cliccando quì e ti assicuro che non potrai più farne a meno.

Un grande saluto e buon Marketing collega!

Marko